Für viele Unternehmer ist der Gedanke an eine Betriebsprüfung der reinste Horror. Und wenn der Betriebsprüfer dann die Buchführung verwirft, drohen Hinzuschätzungen – und die können ins Geld gehen. Das erste, was Betriebsprüfer in Zukunft bei einer Betriebsprüfung anfordern, ist eine Verfahrensdokumentation. Diese ist eine Art Handbuch dafür, wie Ihre analoge und digitale Buchführung organisiert ist, wer verantwortlich ist und z. B. welche Software zum Einsatz kommt. Gibt es Backups und ein IT-Sicherheitskonzept? Wer darf scannen, wer prüft auf Fehler?

Grundlage bildet das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Der GoBD-Erlass empfiehlt nachdrücklich eine stets aktuelle Verfahrensdokumentation bereitzuhalten. Dies ist auch sinnvoll, denn die Vorwarnfrist von üblicherweise zwei bis vier Wochen vor einer Betriebsprüfung reicht nicht aus, um eine belastbare Dokumentation zu erstellen.

Häufig wissen unsere Mandanten nicht, warum eine Verfahrensdokumentation Sinn macht und sehen diese als unnötige Arbeit und Bürokratie an. Neben der gesetzlichen Vorgabe eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen für Betriebsprüfungen bereit zu halten, ergeben sich für Sie als Unternehmer zahlreiche Vorteile. Nach den GoBD müssen weitestgehend alle Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen. Unter Beachtung der Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, der Vollständigkeit und Richtigkeit, der zeitnahen Buchung und Unveränderbarkeit werden folgende Punkte dokumentiert: